Администрация городского округа Жигулевск Самарская область
445350, г.о. Жигулевск, ул. Пушкина,17
Наш адрес
Наш адрес
+7 (84862) 2-45-43
Приемная
Приемная
Положение об отделе
Постановление администрации г.о.Жигулевск от 29.04.2020 № 975
Об утверждении Положения
об общем отделе администрации городского округа Жигулевск
В соответствии с решением Думы городского округа Жигулевск от 30 апреля 2020 года № 612 «Об утверждении структуры администрации городского округа Жигулевск», руководствуясь Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Уставом городского округа Жигулевск Самарской области,
ПОСТАНОВЛЯЮ:
1. Утвердить Положение об общем отделе администрации городского округа Жигулевск согласно приложению к настоящему постановлению.
2. Настоящее постановление вступает в силу со дня подписания и распространяется на правоотношения, возникшие с 07.05.2020.
3. Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой.
Глава городского округа С.Н.Федотов
Приложение
к постановлению администрации
городского округа Жигулевск
от_______________№__________
ПОЛОЖЕНИЕ
об общем отделе администрации городского округа Жигулевск
1. Общие положения
1.1. Общий отдел администрации городского округа Жигулевск (далее - Отдел) является структурным подразделением администрации городского округа Жигулевск (далее - Администрация).
1.2. Отдел образуется и упраздняется на основании постановления администрации городского округа Жигулевск.
1.3. Непосредственное руководство Отделом осуществляет начальник, в случае его отсутствия исполняет обязанности муниципальный служащий Отдела, назначенный распоряжением администрации городского округа Жигулевск.
1.4. Отдел подчиняется заместителю главы городского округа Жигулевск по внутренней политике и социальным вопросам, Главе городского округа Жигулевск Самарской области.
1.5. Отдел осуществляет свою деятельность на основе Конституции Российской Федерации, законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, Самарской области, муниципальных правовых актов городского округа Жигулевск, Устава городского округа Жигулевск Самарской области, настоящего Положения.
1.6. Штатное расписание, условия оплаты труда должностных лиц Отдела утверждаются постановлением (распоряжением) Администрации. Должностные инструкции работников Отдела утверждаются Главой городского округа Жигулевск Самарской области.
1.7. Отдел вправе иметь круглую печать и штампы.
1.8. Финансирование деятельности Отдела осуществляется за счет средств местного бюджета.
1.9. Место нахождения Отдела: 445350, Самарская область, городской округ Жигулевск, г. Жигулевск, ул. Пушкина, д. 17, каб. 301, 101.
1.10. Настоящее Положение корректируется в соответствии с изменением целей, задач, прав и обязанностей Отдела.
1.11. Реорганизация и ликвидация Отдела осуществляется в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и муниципальными правовыми актами.
2. Задачи и функции Отдела
2.1. Основными задачами Отдела являются:
1) Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, сохранности и конфиденциальности информации, содержащейся в документах Администрации, подготовки документов к передаче на архивное хранение.
2) Организация и осуществление контроля за сроками исполнения обращений граждан, протокольных поручений, документов, поступивших из вышестоящих органов исполнительной власти, контрольно-надзорных органов, на имя Главы городского округа Жигулевск Самарской области.
3) Организация личных приемов граждан должностными лицами Администрации.
4) Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в Администрации.
5) Организация учета и инвентаризации материальных ценностей и иного имущества Администрации.
6) Организация планирования деятельности Администрации.
2.2. Основными функциями Отдела являются:
1) организация работы по подготовке заседаний (совещаний), проводимых Главой городского округа Жигулевск Самарской области (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация, в случае если не назначено ответственное лицо), оформление протоколов заседаний (совещаний);
2) осуществление работы по рассмотрению, согласованию, подготовке ответа организаторам по уведомлениям о проведении митингов (пикетов, шествий), а также взаимодействие с органами правопорядка в порядке уведомления о согласованном публичном мероприятии;
3) прием, первичная обработка, учет документов, поступивших в Администрацию, в том числе обращения граждан, по почте, телеграфу, факсу; регистрация входящей, исходящей (в том числе доверенности), внутренней корреспонденции Администрации;
4) организация приёма граждан по личным вопросам Главой городского округа Жигулевск Самарской области и его заместителями, осуществление контроля за исполнением поручений и подготовкой ответов гражданам. Осуществление записи граждан на прием к главе городского округа и его заместителей. Подготовка и проведение Общероссийского Дня приема граждан, приуроченного к Дню Конституции Российской Федерации;
5) организация работы с обращениями, поступившими на официальный сайт Администрации, систему «Инцидент-менеджмент», социальные сети «ВКонтакте», «Инстаграм». Организация работы «Мобильной приемной Администрации городского округа Жигулевск» в социальной сети «Твиттер»;
6) организация работы телефона «горячей линии»;
7) подготовка проектов резолюций (поручений) Главы городского округа Жигулевск Самарской области;
8) взаимодействие с органами территориального общественного самоуправления (содействие в организации мероприятий с участием Главы городского округа Жигулевск Самарской области); организация учета и рассмотрения предложений по вопросам образования органов территориального общественного самоуправления; осуществление рассмотрения обращений о регистрации Уставов органов территориального общественного самоуправления и их регистрация;
9) взаимодействие с общественными организациями, политическими партиями, общественными объединениями, религиозными конфессиями;
10) формирование отчета о деятельности органов местного самоуправления городского округа Жигулевск, мониторинга текущей социально-политической ситуации в городском округе Жигулевск;
11) размещение информации о деятельности Отдела, а также информации о деятельности органа местного самоуправления в части сведений, закрепленных муниципальным правовым актом, на официальном сайте Администрации в сети Интернет;
12) регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения и исполнения документов (поручений, протоколов) Главы городского округа Жигулевск Самарской области, протоколов и иных официальных документов Правительства Самарской области, решений Думы городского округа Жигулевск, а также обращений граждан, в установленный срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование Главы городского округа Жигулевск Самарской области по этим вопросам;
13) содействие избирательным комиссиям в реализации их полномочий в период проведения референдумов, выборов;
14) подготовка и корректировка списков кандидатов в присяжные заседатели;
15) организация работы, формирование пакета документов для присвоения звания «Почетный гражданин» городского округа Жигулевск;
16) подготовка документации на обеспечение почтовыми знаками Администрации;
17) организации хранения, сохранности, учета и предоставления отчетов о сохранности и состоянии материальных ценностей и прочего имущества Администрации;
18) проведение инвентаризации, списании материальных ценностей и прочего имущества Администрации городского округа Жигулевск;
19) заключение договоров на закупку товаров (услуг) для нужд Администрации.
20) формирование плана-графика размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд Администрации в части полномочий Отдела;
21) организация работы по формированию социально-политического паспорта городского округа Жигулевск, в части касающейся деятельности Администрации;
22) формирование (введение) данных в региональном сегменте государственной автоматизированной системы «Управление», в части форм «Главы», «Депутаты», «Отчет годовой», сводных отчетов в адрес вышестоящих и контролирующих организаций, с определенной периодичностью, либо на основании разовых запросов. Заполнение отчетов по итогам работы с обращениями граждан в системах «ТЕЗИС», «ССТУ»;
23) сортировка, доставка (рассылка) корреспонденции в структурные подразделения Администрации, отправка документов, зарегистрированных в автоматизированной системе Lotus Notes, по почте, телеграфу, факсу;
24) организация предварительного рассмотрения и подготовки к докладу Главы городского округа Жигулевск Самарской области документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов в соответствии с существующими требованиями делопроизводства, возвращения исполнителям на доработку документов, оформленных с нарушением установленных правил оформления документов, действующих в Администрации, представляемых на подпись Главе городского округа Жигулевск Самарской области. Организация проведения мониторинга удовлетворенности ответами на обращения граждан;
25) организация регистрационного учета муниципальных правовых актов органа местного самоуправления;
26) обеспечение своевременного предоставления реестра муниципальных правовых актов в органы прокуратуры;
27) организация работы по подготовке и представлению документов для формирования Регистра муниципальных нормативных правовых актов Самарской области;
28) осуществление взаимодействия со средствами массовой информации и информационно-правовыми базами «Консультант Плюс», «Гарант» для публикации (размещения) в них муниципальных правовых актов;
29) формирование электронной базы муниципальных правовых актов;
30) организация и обеспечение своевременного и качественного предоставления по запросам физических и юридических лиц правовых актов Администрации (выписок из них), хранящихся в Отделе, на которые установлен ведомственный срок хранения до передачи их на хранение в архив;
31) заверение копий входящей, исходящей, внутренней корреспонденции, доверенностей, муниципальных правовых актов Администрации, зарегистрированных в автоматизированной системе Lotus Notes, а также копии Устава городского округа Жигулевск Самарской области;
32) подготовка и корректировка списка дней рождений Почетных граждан городского округа Жигулевск;
33) организация работы по подготовке плана работы и плана мероприятий Администрации на основе предложений структурных подразделений Администрации;
34) разработка сводной номенклатуры дел Администрации, оказание методической помощи подразделениям Администрации в составлении номенклатур дел, обеспечение полноты состава дел, передаваемых в архивный отдел Администрации;
35) организация и участие в проведении экспертизы ценности документов постоянного и временного хранения, а также подготовка дел по ним для передачи на архивное хранение;
36) формирование графика дежурств должностных лиц Администрации в праздничные и выходные дни;
37) обеспечение проведение организационных мероприятий по подготовке к проведению форумов, общественных, публичных слушаний, совещаний, собраний, «круглых столов», сходах граждан, переговорных площадок при участии Главы городского округа Жигулевск Самарской области;
38) формирование ежегодного плана заседаний коллегии Администрации по предложениям структурных подразделений Администрации;
39) поддержание в актуальном состоянии телефонного справочника;
40) организация заседаний коллегии Администрации (повестка, протокол, приглашение участников);
41) организация работы по согласованию и обеспечению явки уполномоченных сотрудников Администрации на заседание Думы и постоянных комиссий Думы городского округа Жигулевск, а также информирования Думы городского округа Жигулевск о направленных участниках для формирования повестки заседания;
42) содействие в опросе граждан для выявления мнения и его учета при принятии решений органами местного самоуправления по поручению Главы городского округа Жигулевск Самарской области;
43) организационно-техническое обеспечение деятельности Общественного совета при Главе городского округа Жигулевск Самарской области;
44) осуществление взаимодействия с Почетными гражданами городского округа Жигулевск, координация работы комиссии по присвоению звания Почетный гражданин городского округа Жигулевск;
45) обеспечение структурных подразделений Администрации бланочной продукцией;
46) разработка бланков писем и правовых актов Администрации;
47) методическое руководство по делопроизводству и контроль за соблюдением установленного порядка оформления документов и работы с ними в Администрации;
48) непосредственное осуществление информационного, и документационного обеспечения Главы городского округа Жигулевск Самарской области; иных функций в соответствии с задачами Отдела;
49) участие в пределах полномочий в организации торжественного вручения наград;
50) подготовка постановлений и распоряжений Администрации по вопросам, входящим в компетенцию Отдела;
51) осуществление рассмотрения запросов субъектов персональных данных или их представителей в соответствии с требованиями Федерального закона от 27 июля 2006 года «О персональных данных», их обезличивание;
52) осуществление иных функций в соответствии с задачами Отдела, муниципальными правовыми актами;
53) координация международных связей на территории городского округа Жигулевск, взаимодействие с департаментом внешних связей Администрации Губернатора Самарской области в части исполнения требований распоряжения администрации городского округа Жигулевск от 18.03.2021 № 63 «О назначении ответственного за координацию международных связей на территории городского округа Жигулевск.
3. Права Отдела
3.1. Отдел имеет право:
1) получать от структурных подразделений Администрации информацию, документы и материалы, необходимые для осуществления своих функций;
2) проводить совещания для рассмотрения вопросов, входящих в его компетенцию;
3) принимать решения или участвовать в их подготовке в пределах компетенции Отдела.
4) Отдел в своей работе взаимодействует со всеми структурными подразделениями Администрации, физическими и юридическими лицами в пределах своей компетенции;
5) вносить на рассмотрение Главе городского округа Жигулевск Самарской области, первому заместителю главы городского округа, заместителям главы городского округа предложения по вопросам, входящим в компетенцию Отдела;
6) запрашивать от руководителей структурных подразделений Администрации необходимые сведения, информационные материалы.
7) принимать решения или участвовать в их подготовке в пределах компетенции Администрации.
8) требовать от соответствующих органов и должностных лиц выполнения организационно-технических мероприятий по подготовке и проведению выборов различных уровней.
4. Руководство Отделом
4.1. Руководство Отделом осуществляет начальник Отдела в соответствии с настоящим Положением, законодательством Российской Федерации и муниципальными правовыми актами.
4.2. Начальник Отдела:
1) Обеспечивает необходимые условия для эффективной работы Отдела, гарантирует соблюдение прав, установленных настоящим Положением, и осуществляет контроль за результатами его деятельности.
2) Распределяет обязанности между сотрудниками Отдела.
3) Принимает решения для своевременного выполнения закрепленных за Отделом задач.
4) Требует от работников Отдела своевременного и качественного выполнения закреплённых за ними обязанностей в соответствии с утверждёнными должностными инструкциями, должностными регламентами.
5) Организует подготовку для рассмотрения на совещаниях Администрации вопросов, входящих в компетенцию Отдела.
6) Участвует в мероприятиях по подготовке и проведению на территории городского округа Жигулевск выборов различных уровней власти, референдумов.
7) Взаимодействует с избирательными комиссиями различных уровней в осуществлении ими своих полномочий.
8) Осуществляет разработку и организацию системы контроля соблюдения порядка работы с документами, поступающими в Администрацию, и сроков их исполнения.
9) Осуществляет контроль исполнения поручений Главы городского округа Жигулевск Самарской области.
10) Возвращает исполнителям на доработку документы, оформленные с нарушением правил, установленных соответствующими документами по делопроизводству.
11) Запрашивает от структурных подразделений Администрации полную и достоверную информацию в пределах компетенции Отдела.
12) Обеспечивает взаимодействие Отдела с другими структурными подразделениями Администрации.
13) Заверяет копии входящих, исходящих документов, доверенностей, правовых актов Администрации, зарегистрированных в АИС ДД Lotus Notes, а также копии Устава городского округа Жигулевск Самарской области.
14) Обеспечивает прохождение аттестации сотрудниками Отдела в соответствии с действующим законодательством.
15) Применяет в установленном порядке меры поощрения к подчиненным сотрудникам, и налагать на них дисциплинарные взыскания за нарушение трудовой дисциплины в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка Администрации и действующим законодательством Российской Федерации.
4.3. Начальник Отдела несет ответственность за:
1) Надлежащее осуществление Отделом своих функций.
2) Достижение критериев оценки эффективности деятельности Отдела.
5. Критерии оценки эффективности деятельности Отдела
5.1. Критерии оценки деятельности Отдела устанавливаются исходя из поставленных задач.
5.2. Критерии оценки эффективности деятельности Отдела являются:
1) Качество, своевременность, полнота выполнения должностных обязанностей сотрудниками Отдела.
2) Правильность оформления и полнота состава документов Администрации, передаваемых в архивный отдел Администрации в соответствии с номенклатурой дел постоянного хранения, утвержденной экспертно-проверочной комиссией Самарской области.
3) Отсутствие необработанной корреспонденции, в том числе обращений граждан, соблюдение требования оперативности документационного обеспечения Администрации.
4) Соблюдение сроков подготовки документов для организации присвоения звания «Почетный гражданин» городского округа Жигулевск не позднее 1 месяца до юбилейной даты образования городского округа Жигулевск.
5) Своевременность подготовки документов на проведение публичных мероприятий (митингов, пикетов, шествий, демонстраций) не позднее трех дней после получения уведомления.
6) Своевременность информационного, документационного и организационно-технического обеспечения Главы городского округа Жигулевск Самарской области, а именно отсутствие замечания.
7) Соблюдение сроков исполнения поручений и рассмотрение обращений граждан по вопросам, входящим в компетенцию Отдела.
8) Своевременность и полнота подготовки совещаний в части приглашения участников и организационно-технического обеспечения не позднее одного часа до начала совещания.
9) Своевременное оформление и согласование протоколов совещаний (заседаний), проводимых Главой городского округа Жигулевск Самарской области, в течение 3-х рабочих дней после проведения совещания (заседания).
10) Организация предоставления реестра муниципальных правовых актов в органы прокуратуры, не позднее 10 числа месяца, следующего за отчетным.
11) Соблюдение сроков при предоставлении муниципальных нормативных правовых актов городского округа Жигулевск для включения их в регистр муниципальных нормативных правовых актов Самарской области, в соответствии с Законом Самарской области от 09.02.2009 № 2-ГД «О регистре муниципальных нормативных правовых актов Самарской области», не позднее 15 дней со дня официального опубликования.
12) Оперативность доведения до сотрудников Администрации результатов мониторинга своевременности исполнения документов из вышестоящих организаций (поручений) и иных документов.
13) Своевременное проведение инвентаризации материальных ценностей и прочего имущества Администрации.
14) Своевременная полная подготовка приема Главой городского округа Жигулевск Самарской области и информационная поддержка приема заместителей главы городского округа. Предоставление предварительного списка граждан, записанных на прием, предоставление информации по сути обращения.
15) Соблюдение сроков исполнения документов.
16) своевременное исполнение требований распоряжения администрации городского округа Жигулевск от 18.03.2021 № 63 «О назначении ответственного за координацию международных связей на территории городского округа Жигулевск.
Жалобы на всё
Не убран мусор, яма на дороге, не горит фонарь?